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Organisation d'événements

EVENEMENTS - RASSEMBLEMENTS - FESTIVITES
Procédure à appliquer pour obtenir l’autorisation d’organiser tous types d’activités
sur le territoire de la commune de LA ROCHE-EN-ARDENNE

Tout organisateur (personne physique, société, Asbl, comité ou association, …) est tenu, au plus tard 60 jours avant l'événement (manifestation sportive, événementielle, culturelle, folklorique,…) se déroulant sur le domaine public - ou ouvert à tout public - d’introduire une demande officielle auprès du Collège communal.

La demande écrite doit comporter au minimum :

  • le nom et les coordonnées complètes de l’organisateur (s’il s’agit d’une société, d’un comité ou d’une association, mentionner également les coordonnées complètes du responsable légal) ;
  • un numéro de téléphone ou de GSM de la personne de contact ;
  • le type d’événement ;
  • la date de l’événement ;
  • le lieu exact du déroulement de l’événement ou, s’il y a lieu, le parcours emprunté (joindre obligatoirement une carte de type Crashmap reprenant le tracé du parcours : une cartographie/parcours) ;
  • le cas échéant, joindre une copie des autorisations requises déjà obtenues (DNF, SPW Routes ou Voies hydrauliques, …).

Il est OBLIGATOIRE de joindre un dossier SECURITE Événements- Rassemblements - Festivités dûment complété et signé. En fonction du type de manifestation, on optera pour le formulaire ad-hoc, à savoir :

- FORMULAIRE 1 - Dossier sécurité ORGANISATION D’EVENEMENTS : pour une manifestation de grande envergure rassemblant un nombre important de personnes, le montage d’infrastructures provisoires, des épreuves à caractère sportif, la vente ou la distribution de produits de bouche ou de boissons alcoolisées, d’objets, …

- FORMULAIRE 2 – Restreint : pour une petite manifestation de type : souper de comité, blind-test ou conférence, fête familiale, dans un lieu clos et couvert sur invitation et réservation préalables, balade gourmande ou marche ADEPS, …

Les formulaires à compléter sont téléchargeables en cliquant sur les liens ci-après :

FORMULAIRE 1 (format docx)

FORMULAIRE 2 (format docx)

Le formulaire complété et signé sera annexé à la demande d’autorisation.

La demande doit être introduite :

par courrier électronique à : college.echevinal@la-roche-en-ardenne.be (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande) + copie à : christine.leboutte@la-roche-en-ardenne.be.

Personne de contact : Christine LEBOUTTE – Coordinatrice de la planification d’urgence : 084/24 40 30.

  • Mémento des règles de sécurité concernant les événements récréatifs

La Zone de Secours Luxembourg a édité un mémento reprenant les règles de sécurité à appliquer lors de l'organisation d'événements récréatifs (kermesse, bal, grand feu, feu d'artifice, rallye, randonnée, sport extrême, ...).
Ce dossier rassemble les mesures adéquates à adopter en matière d'utilisation de gaz, système de chauffage, groupe électrogène, montage de chapiteaux et tonnelles, feux de camps et autres, utilisation de drones, etc.

Nous vous recommandons d'en prendre connaissance AVANT de remplir le dossier sécurité-événement qu'il est obligatoire de rentrer 60 jours maximum avant toute manifestation publique organisée sur le territoire communal (cf. rubrique ci-dessus).

Le document est téléchargeable en cliquant sur le lien ci-après :
MEMENTO ZSLUX (format pdf)


  • Règlement de police relatif aux manifestations publiques : cliquez ici.

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